Поиски идеального места проведения мероприятия могут занимать довольно много времени. Ведь, согласитесь, не так просто найти место, подходящее своим расположением, ценой, дополнительными услугами и т.д.
И вот, потратив уйму времени, вам кажется, что такое место найдено. В таком случае возникает соблазн тут же договориться об аренде. Но UBI Конференц Холл рекомендует не торопиться, а задать несколько важных вопросов, которые могут повлиять на ваш выбор.
Что нужно узнать перед арендой помещения
Какова политика при отмене аренды?
Узнайте, какая сумма вернется вам в случае отмены бронирования зала. Особенно это важно для крупных мероприятий, требующих больших помещений. Так, например, арендуя зал для концерта, в случае отмены может быть возвращена меньшая сумма, нежели при аренде зала для тренинга. Кроме этого, большую роль играет и дата отмены аренды по отношению к дате мероприятия. Убедитесь, что сумма возврата не будет снижена до минимума. Кстати, аренда концертного зала на странице ubi-hall.com.ua/halls/space/ гарантирует избежание финансовых издержек со стороны заказчика.
Что включено в цену аренды?
Вы не можете строить предположения относительно того, какие услуги при аренде зала могут быть бесплатными. Уточните, входит ли в стоимость аренды пользование техническим оборудованием, интернетом и т.д. В случае если этот пункт останется невыясненным, после проведения мероприятия вы можете очень удивиться выставленному вам прайсу.
Перед тем как заказать помещение, вы можете также промониторить сайт компании-арендатора. Часто там размещена вся информация по услугам, которые включены либо не включены в стоимость зала. Например, изъявив желание подобрать зал для корпоратива в Киеве на странице www.ubi-hall.com.ua/halls/show/, вы можете убедиться, что вся техника, мебель, декор, Wi-Fi и многое другое не оплачивается заказчиком дополнительно.
Каковы технические возможности зала?
Узнайте, какая техника присутствует в помещении и работает ли там Wi-Fi. Доступное, надежное интернет-подключение, экраны, проекторы – это то, без чего нельзя представить современные мероприятия. Особенно, если дело касается деловых либо образовательных событий. Особую роль технические возможности играют и для рабочего помещения. Коворкинг обязан быть оснащен всем необходимым для полноценного и эффективного рабочего процесса. Поэтому, если какие-то из представленных технических возможностей не отвечают вашим требованиям, не стесняйтесь отказаться от сделки. Нацельтесь на поиск такого рабочего места, который бы удовлетворил все ваши запросы. Подобными помещениями обладает UBI Конференц Холл. Можете узнать о коворкинге в Киеве по ссылке ubi-hall.com.ua/halls/co-working/.
Могу ли я привлечь внешних подрядчиков?
Некоторые компании могут навязывать вам помощь своих структур, взымая плату за привлечение внешних подрядчиков. Тут стоит понять, ограничивают ли вас такие правила и влияют ли они на успех вашего мероприятия.
Какой доступ к месту проведения мероприятия я могу получить?
Иногда для подготовки к мероприятию вам может быть необходимо приехать на место проведения события несколько раз – установить стенды, расставить мебель и т.д. Узнайте, возможно ли это и обязаны ли вы за это доплатить.
Задавая вопросы о месте проведения мероприятия еще на этапе бронирования, вы не только избегаете неприятных сюрпризов, но также и непредвиденных расходов. Помните об этом!