Подготовка к деловому мероприятию – кропотливая задача, особенно если вы планируете организовать масштабное событие. Чтобы в процессе подготовки не упустить ничего из виду, UBI Конференц Холл подготовил небольшое руководство, которое может стать незаменимым при организации мероприятия. При этом нужно помнить, что правила обобщены, поэтому изначально нужно учитывать формат и масштаб вашего события.

Руководство по планированию мероприятия

Для удобства, вся подготовка к ивенту была разбита на 6 этапов.

За 5-6 месяцев до события

• Определите цели и задачи мероприятия.
• Выберите дату.
• Арендуйте зал. Кстати выбрать площадки для проведения мероприятий в Киеве можно на сайте ubi-hall.com.ua.
• Разработайте план мероприятия.
• Попросите сметы расходов и составьте бюджет.
• Назначьте ответственных.
• Продумайте рекламную стратегию.
• Подготовьте список докладчиков/артистов/участников.
• Определитесь с партнерами.

За 3-4 месяца до события

• Свяжитесь с ведущим/конферансье.
• Создайте список тем/презентаций/выступлений.
• Запустите регистрацию на мероприятие.
• Определите сумму билета (если это предполагается).
• Закажите кейтеринговые услуги.
• Пропишите четкий сценарий.
• Начните разрабатывать раздаточные материалы, приглашения.
• Договоритесь о парковочных местах и техническом оснащении в зале, где будет проводиться событие. Например, аренда конференц- зала на странице ubi-hall.com.ua/halls предполагает пользование всей необходимой техникой и услугами без дополнительной платы.
• Подготовьте пресс-релиз и другую необходимую информацию для СМИ.
• Создайте страницу мероприятия на своем сайте и в социальных сетях.
• Зарегистрируйте свое событие в различных онлайн-календарях мероприятий.

За 2 месяца до события

• Напомните гостям о событии.
• Подтвердите присутствие докладчиков/артистов и т.д.
• Попросите копии докладов участников.
• Создайте пресс-анонс и распространите его в интернете.

За 1 неделю до события

• Проверьте ваш генеральный план и создайте запасные варианты при возникновении непредвиденных ситуаций.
• Создайте окончательный список гостей и финальный план их рассадки.
• Предоставьте окончательный заказ для кейтеринговой компании.
• Сделайте копии всех презентаций и видео.
• Проверьте состояние техники.

За 1 день до события

• Подтвердите участие СМИ и обеспечьте все необходимое для их регистрации.
• Убедитесь, что все вывески и раздаточные материалы находятся на своих местах.

В день события

• Удостоверьтесь, что все готово для начала вашего мероприятия.

В отдельную категорию можно отнести действия, которые желательно выполнить сразу после окончания события:

• Отправьте всем присутствующим письма благодарности.
• Опубликуйте информацию о прошедшем событии на вашем сайте и в соц.сетях.
• Проведите опрос среди участников, узнайте, что им понравилось, а что не понравилось.
• Критически оцените свое мероприятие.

Этот список может стать особенно полезным для начинающих организаторов, поэтому сохраните его, чтобы не потерять.