Согласно действующему российскому законодательству все расходы, производимые в иностранной валюте, при их учете с точки зрения бухгалтерии и уплаты налогов переводятся в рубли по курсу Центробанка страны на дату, когда авансовый отчет в иностранной валюте будет утверждаться.

Сегодня курс рубля по отношению к большинству иностранных валют не слишком стабилен, поэтому нередки ситуации, когда оплата производится по одному курсу, а при возмещении бухгалтерских затрат курс уже совершенно иной. Так как зачастую курс колеблется довольно-таки сильно, подобная разница может быть приличной. Чтобы свести возникновение подобных ситуаций к минимуму, есть несколько способов.

Предприятие может выплатить командировочный аванс своему сотруднику либо покрыть его расходы после возвращения работника из командировки и предъявления им всех документов относительно произведенных расходов. 

Отчет по командировке осуществляется в течение последующих трех рабочих дней после того, как работник приехал из командировки. Выплаты, производимые по авансовым отчетам, осуществляются лишь в том случае, если сотрудник находится в штате компании. 

Если сотруднику был выплачен аванс на заграничную командировку в рублях, то ему нужно будет предоставить работникам бухгалтерии справку, касающуюся конвертации отечественной валюты в иностранную с указанием курса. 

Аванс на иностранную командировку может выдаваться в рублях, переводимых на личную карточку работнику. При этом сотрудник может оплачивать расходы как с помощью карты, так и снимать с нее наличность. В бухгалтерию тогда придется предоставлять банковские выписки по карте с учетом действовавшего на тот момент курса. Если же подобные выписки по тем или иным причинам не сохранились, то работник бухгалтерии будет производить все необходимые расчеты на основании курса рубля к иностранной валюте на день составления авансового отчета.

Для бухгалтерии будет значительно проще, если сотруднику перед отправлением в заграничную командировку будет выдана корпоративная карта. Работнику в данном случае никакие расходы возмещаться не будут, так как их уже оплатило предприятие со своего счета.